Система электронного документооборота (СЭД)

Главный источник информации в организации представлен документами, которые возникают в процессе бизнес-деятельности. Эти материалы могут появляться на разных этапах рабочего процесса: начиная с инициации (согласование контрактов, подача заявок на отпуск) и заканчивая завершением (выпуск справок, разработка маркетинговых материалов).

Если рутинные процедуры занимают значительное количество времени, а определение ответственного лица и текущего статуса задачи — похоже на поиск иголки в стоге сена, то это явные признаки того, что внедрение системы электронного документооборота (СЭД) становится необходимостью.

Что представляет собой система электронного документооборота (СЭД)?

Система электронного документооборота – это программное обеспечение, устанавливаемое на персональные компьютеры либо предоставляемое в виде облачного сервиса, не требующего установки. С её помощью компании организуют внутренний и внешний электронный обмен документами. При этом для передачи документов в электронном формате используется электронная подпись, обеспечивающая юридическую значимость электронных документов.

Компании, перешедшие на использование ЭДО, отмечают значительное сокращение времени, затрачиваемого на обработку и подготовку отчётных документов, примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при взаимодействии с контрагентами. Экономия времени и ресурсов достигается за счёт уменьшения расходов на бумагу, копировальные материалы и услуги курьерской доставки.

Система ЭДО дает возможность создавать, изменять и отправлять практически любые юридически значимые документы в электронном виде. Главное – соблюдать требования законодательства.

Развитие систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота начали активно внедряться в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно в то время появились первые программные решения, направленные на автоматизацию бизнес-процессов. За последние два десятилетия проделан огромный путь от простых инструментов до масштабных систем ЭДО, интегрированных в рамках компании. Увеличивается охват процессов, количество пользователей, ставятся новые задачи, появляются новые типы документов.

За время своего существования информационные системы электронного документооборота заслужили репутацию эффективного инструмента. Появление новых задач способствовало разработке новых инструментов для их решения.

Современные системы электронного документооборота отвечают требованиям как малого, так и крупного бизнеса, а также коммерческих и государственных организаций. Процесс обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам осуществляется в рамках системы, управляемой аккредитованным оператором ЭДО.

Нормативно-правовая основа

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) влечет за собой изменения в рабочих процессах компании. Для обеспечения эффективности и предотвращения возможных сбоев необходимо строго соблюдать требования нормативных актов, регулирующих цифровое делопроизводство.

Правовые нормы обеспечиваются:

1. Федеральными законами:
   1. «О информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
   2. «О архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
   3. «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
   4. «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
   5. «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
2. Постановлениями Правительства РФ и региональных органов власти.
3. Приказами Минфина, Минюста, Росстандарта, Росархива и других государственных ведомств.
4. Государственные стандарты:
   1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Стандартизация системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
   2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Основные принципы»;
   3. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, хранимая в электронном формате. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
   4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов в области информации, библиотечного и издательского дела. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
   5. ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Разработка ГОСТ Р» и прочие стандарты ГОСТ.
5. Общенациональные классификаторы и другие соответствующие документы.

У разработчиков систем ЭДО отсутствуют строгие нормы, однако нарушение законодательства может повлечь за собой административную или уголовную ответственность за неправомерный доступ к информации или разглашение коммерческой или государственной тайны.

Категоризация систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота предназначены для решения специфических задач. По этому критерию их можно классифицировать следующим образом:

• ЭДО типа регистрации;
• Платформы, создающие цифровую документацию;
• Инструменты для автоматизации работы с архивами;
• Средства для управления архивными данными;
• Решения для обработки документов в электронном формате;
• Инструменты для контроля работы устройств хранения информации.

В настоящее время операторы систем электронного документооборота склонны создавать комплексные платформы, включающие в себя все перечисленные выше функции. Для обеспечения выбора конечными пользователями только необходимых функций, операторы предлагают различные тарифные планы, зависящие от категории пользователей.

Ниже приведены основные типы систем электронного документооборота:

• Платформы для организации делопроизводства. Этот выбор подходит для компаний с жёсткими правилами обмена документами и вертикальной структурой управления. Использование таких систем позволяет более систематизированно обрабатывать корреспонденцию и обращения клиентов, а также обеспечить эффективное движение внутренней документации в пределах предприятия.
• Цифровые архивы. Обеспечивают организованное хранение документов с контролем доступа. При этом бумажные документы конвертируются в электронный формат.
• Системы управления рабочим процессом (Workflow). Этот вариант позволяет автоматизировать бизнес-процессы всей компании. Здесь каждый процесс чётко определён: что, когда и как должно быть выполнено. Основными недостатками являются сложность и времязатратность внедрения.
• Системы управления корпоративным контентом (ECM). Они предоставляют возможность работы с структурированным и неструктурированным контентом. Гибкость функционала является одним из основных преимуществ.
• Гибридные системы. Включают в себя функции различных типов систем. Например, системы учёта включают функционал электронного архива и управления рабочим процессом.
• Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Помогают менеджерам эффективно управлять клиентской базой, счетами и проектами. Различные CRM-системы предлагают разнообразные функции и инструменты для оптимизации рабочих процессов.

Принятие решения и выбор подходящего варианта следует производить только после тщательного анализа информации и оценки конкретной ситуации.

Требования к системам электронного документооборота

Современные системы электронного документооборота активизируют бизнес-процессы и обеспечивают их логическую структуризацию. Именно поэтому даже базовые функции этих систем подвержены строгим требованиям.

Системы электронного документооборота обладают сходной функциональностью. При выборе такой системы необходимо учитывать потребности, технические задачи и бизнес-цели организации, а также наличие основных функций. К ним относятся:

• возможность создания, редактирования и обсуждения документов, а также их распознавание, регистрация, согласование и подписание прямо в системе электронного документооборота;
• организация единого цифрового хранилища с возможностью поиска файлов в нем;
• оформление резолюций и контроль за их исполнением;
• возможность логирования действий и составления отчетов;
• поддержка ограниченного доступа сотрудников к документам.

Помимо перечисленных критериев, к важным факторам выбора относятся понятный интерфейс, наличие профессиональной технической поддержки и высокий уровень безопасности данных.

Функциональность готовых решений системы электронного документооборота

В основном компании используют готовые, стандартизированные решения. Внедрение таких систем требует меньше времени, чем создание индивидуальных. Несмотря на универсальную функциональность готовых решений, опции таких систем могут быть настроены под конкретные потребности. Это позволяет быстро наладить делопроизводство в любой компании, независимо от сферы ее деятельности.

Интеграция системы в виде программного обеспечения или онлайн-сервисов обычно проходит гладко, но система должна выполнять множество задач, что является ключевым критерием выбора.

Единая система документооборота на предприятии должна обеспечивать широкий спектр функциональности. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих задач:

• прием, регистрация и обработка документов;
• организация хранения и поиска документации;
• подготовка аналитических отчетов;
• контроль исполнения документов;
• назначение задач сотрудникам и другие.

Дополнительные функции значительно расширяют возможности применения системы электронного документооборота за счет ее интеграции с другими системами. Это также важно при выборе подходящей системы.

Достоинства и недостатки применения электронного документооборота (ЭДО)

Внедрение системы ЭДО предполагает ряд позитивных моментов:

• Экономия ресурсов, особенно заметная в случае крупных предприятий.
• Сокращение издержек на базовые операции и процессы.
• Минимизация рисков.

Выбор подходящей информационной системы документооборота способствует росту финансовых показателей и индекса ROI. Это достигается за счет повышения эффективности работы компании и ускорения процессов принятия решений.

Система электронного документооборота должна обеспечивать сокращение времени на обработку документов и подготовку отчетов примерно на 75%. Также она должна ускорить поток информации. Экономия также достигается за счет сокращения расходов на офисные принадлежности. Успешная реализация может выразиться в повышении производительности труда персонала до 25%, а также уменьшении риска потери документов и повышении корпоративной культуры.

Недостатки применения ЭДО менее очевидны. Изначальные затраты на внедрение, время, необходимое на обучение и адаптацию персонала могут вызывать опасения. Однако большинство из этих проблем временны, а остальные решаемы в процессе работы. Дальнейшая экономия способна компенсировать начальные затраты. Единственным значительным недостатком может стать ограниченный функционал системы.

Возможно ли совмещать электронный и бумажный документооборот

Совмещение электронного и бумажного документооборота не только возможно, но и встречается на практике. Тем не менее, не всегда это является необходимостью. Например, первичные учётные документы, такие как счета-фактуры, товарные накладные и другие аналогичные документы, могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном формате (в соответствии с пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако при составлении электронных первичных учётных документов нет необходимости их повторно создавать на бумаге. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает их юридическую значимость, аналогично документам на бумаге, подписанным рукописной подписью.

В некоторых случаях наличие бумажного документа параллельно с электронным является обязательным. Например, в сфере кадрового делопроизводства, несмотря на широкое использование цифровых технологий, на бумаге остаются:

• приказы об увольнении (за исключением случаев увольнения удаленных сотрудников, принятых на работу согласно требованиям Федерального закона № 407-ФЗ),
• акты о несчастных случаях на производстве,
• журналы инструктажа по охране труда.

Различия между СМЭВ, МЭДО и СЭД

Для взаимодействия государственных органов между собой используется система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Эта система обеспечивает обмен данными между государственными органами. Кроме того, для обмена информацией, необходимой для предоставления государственных услуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ используют внебюджетные фонды и кредитные организации.

В государственных органах применяется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Эта система обеспечивает защищенный обмен данными между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о выполнении поручений.

Таким образом, СМЭВ и МЭДО представляют собой платформы для государственных структур, которые решают специфические задачи государственного сектора. В этом контексте СЭД выступает в качестве основы или каркаса, интегрируемого с МЭДО или СМЭВ. Интеграция с МЭДО происходит через стандартный модуль, а для интеграции с СМЭВ разрабатывается индивидуальное проектное решение в зависимости от характеристик организации. При выборе СЭД государственные структуры обязательно учитывают наличие коннектора для МЭДО, который в настоящее время предлагается всеми крупными участниками рынка СЭД.

Выбор системы электронного документооборота

При выборе СЭД необходимо ориентироваться на ряд ключевых параметров. Оценка этих характеристик помогает определить, насколько конкретное решение подходит для организации.

При выборе системы учитывайте следующие критерии:

• соответствие поставленным задачам организации;
• соответствие стандартам, принятым в отрасли;
• поддерживаемые типы документов;
• уровень технической поддержки разработчика;
• уровень защищенности;
• наличие документации по администрированию и настройке;
• необходимость дополнительного программного обеспечения;
• скорость восстановления работы СЭД при критических сбоях;
• возможность автоматизации стандартных процессов или создания определенного типа документов;
• наличие системы массового ввода документов;
• возможность интеграции СЭД с корпоративной информационной системой и используемым программным обеспечением (электронной почтой, офисными приложениями).

Также следует обратить внимание на репутацию разработчика на рынке СЭД. Обычно продукция крупных поставщиков отвечает запросам большинства пользователей, обновляется регулярно и характеризуется стабильной работой. При сложной организационной структуре компании или наличии филиалов имеет значение масштабируемость СЭД (возможность увеличения количества рабочих мест, поддерживаемых системой) и гибкость настройки при расширении компании, а также наличие удаленного доступа и маршрутизации документов.

Цена СЭД также играет важную роль. В нее входит не только стоимость лицензии и подключения к сервису, но и расходы на обучение сотрудников, администрирование, техническую поддержку и т. д.

Перед выбором следует проанализировать информацию о нескольких вариантах, оценить их с точки зрения условий лицензирования, стоимости. Если возможно, установите демо версии выбранных решений, чтобы опробовать их на практике. Также следует учесть, какой документооборот чаще используется в вашей компании — внутренний или внешний.

Процесс внедрения СЭД в делопроизводство организации

Внедрение системы электронного документооборота в организацию – это многоплановый процесс, требующий комплексного подхода. Приобретение лицензии и установка программ – лишь заключительный этап. Предшествующие шаги включают анализ бизнес-процессов, определение целей, к которым должна быть адаптирована система, и перевод делопроизводства в цифровой формат.

Этот процесс включает следующие этапы:

• Анализ бизнес-процессов и изучение процедур работы с документами.
• Подготовка необходимой нормативной базы, включая положения о системе электронного документооборота и приказы о переходе на нее.
• Заключение договора с оператором системы.
• Подготовка рабочих мест: установка необходимого программного обеспечения или его интеграция с корпоративной информационной системой.
• Тестирование и оценка эффективности системы, ее внедрение в опытную эксплуатацию.
• Обучение сотрудников работе с документами в новой системе.

Во внутрифирменных документах о переходе на электронный документооборот описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к системе и взаимодействия с ней. На начальном этапе работы с системой могут возникнуть определенные сложности, обычно связанные с адаптацией персонала к новым рабочим процессам, что может привести к незначительным ошибкам на старте.